Tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Wesmata Tmi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.1.2025. Viimeisin muutos 2.2.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Wesmata Tmi, Kalevankatu 23 B 10, 80100 Joensuu.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Maria Weselski, maria @wesmata.fi, 050 375 3567.

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• Asiakasrekisteri: asiakkaiden tiedusteluihin vastaaminen, laskutusasiat ja sopimusten hallinta

Liiketoiminnan kannalta on välttämätöntä ylläpitää asiakasrekisteriä. Rekisterissä ylläpidetään pääosin yritykseen liittyvää tietoa, jota ei luokitella henkilötiedoksi. Henkilötiedoiksi luokitellaan yrityksiin liittyvien yhteyshenkilöiden tiedot. Näiden osalta Wesmata Tmi toimii rekisterinpitäjänä. Yhteyshenkilön tietoihin kerätään yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhteyshenkilön tiedot poistetaan erikseen pyynnöstä, mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta. Henkilötietojen säilyttämisen peruste voi olla esimerkiksi sopimus.

• Markkinointirekisteri: asiakkaan suostumuksesta yrityksen palveluiden markkinointi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen laskutustiedot. Lisäksi tallennettavia tietoja ovat asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, kirjanpito- ja muun lainsäädännön huomioon ottaen. Henkilötiedot poistetaan turvallisesti, kun perusteita tiedon säilyttämiselle ei enää ole.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa (esimerkiksi asiakaskokemus markkinointiin).

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimella (pilvipalvelussa), niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muista henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa).